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Berichte in Tabellen verwandeln – statt Werte abzutippen

Reports, Abrechnungen und Auswertungen kommen als PDF und sollen in Excel®-Vorlagen, Datenbanken oder Fachsysteme. Excalitract liest die Werte nach Ihrem Schema aus und übergibt sie geprüft – auch Tabellen mit vielen Zeilen.

Demo vereinbarenWie Excalitract arbeitet

Vom PDF-Bericht in Tabelle und Datenbank

Vom PDF-Bericht in Tabelle und Datenbank
1 / 3Berichte und Auswertungen

Kennzahlen, Summen und Tabellen in PDF-Berichten, die bisher von Hand übertragen werden.

Copy-and-paste als Prozess

Wenn Werte aus PDF-Berichten von Hand in Vorlagen wandern, entstehen Fehler und Wartezeiten. Excalitract automatisiert die Übertragung.

Tabellen mit Struktur

Listen und verschachtelte Tabellen bleiben im Export erhalten: Excel® bekommt ein Blatt je Listenebene, verknüpft über Eltern-IDs.

Bereit für Ihre Systeme

Über die REST-API landen freigegebene Daten direkt in Ihrer Datenbank oder Fachanwendung – mit Prüfstatus.

Kurz erklärt

Kennzahlen aus PDF-Berichten in einer Minute

Vom PDF in die Vorlage

Werte aus Tabellen und Diagrammen – direkt in Ihre Vorlage

Berichte liefern Kennzahlen als Fließtext, Tabellen oder Diagrammbeschriftungen. Excalitract holt die Werte nach Ihrem Schema heraus, belegt jeden mit seiner Fundstelle und übergibt sie so, dass sie in Ihre bestehenden Vorlagen und Systeme passen.

  • Kennzahlen jeder Form Werte aus Fließtext, Tabellen und beschrifteten Diagrammen.
  • Passend zur Vorlage Das Schema folgt Ihrer Zielstruktur – so landen Werte dort, wo Ihre Vorlage sie erwartet.
  • Folgeläufe für Lücken Fehlende Werte gezielt nachverarbeiten, ohne Bestätigtes anzufassen.
  • Prüfstatus im Export Jeder Export zeigt, ob Werte vorläufig oder final sind.
Vom Diagramm im Bericht zur Zelle in Ihrer Vorlage Die Werte eines Balkendiagramms in einem PDF-Bericht werden als Tabellenzeilen extrahiert und in die vorgesehenen Zellen einer Excel-Vorlage übertragen, jeder Wert mit Fundstelle. Umsatz je QuartalQ1Q2Q3Q4ExtrahiertQ11,82 Mio. €Q22,49 Mio. €Q33,02 Mio. €Q42,21 Mio. €Fundstelle: S. 4, Abb. 2Ihre Excel®-VorlageBCDE45671,822,493,022,21

Werte aus dem Bericht, belegt

Jede Kennzahl kommt mit ihrer Fundstelle. Abweichungen klären Sie direkt am Original.

Extraktion eines Werts mit Fundstelle Im Originaldokument wird die Stelle markiert, an der ein Wert steht. Eine Linie verbindet die Markierung mit dem extrahierten Feld „Verbrauch 2025: 48.210 kWh“, das die Fundstelle Seite 2, Zeile 14 mitführt. Seite 2Feld: Verbrauch 202548.210 kWhFundstelle: S. 2, Zeile 14Vom Wert zur FundstelleMarkiert im OriginaldokumentExtraktion eines Werts mit Fundstelle Im Originaldokument wird die Stelle markiert, an der ein Wert steht. Eine Linie verbindet die Markierung mit dem extrahierten Feld „Verbrauch 2025: 48.210 kWh“, das die Fundstelle Seite 2, Zeile 14 mitführt. Seite 2Feld: Verbrauch 202548.210 kWhFundstelle: S. 2, Zeile 14Vom Wert zur FundstelleMarkiert im Originaldokument

Direkt in Ihre Vorlagen und Systeme

Freigegebene Daten exportieren Sie als Excel® oder JSON oder übergeben sie per REST-API.

Export in Ihre Systeme Freigegebene Datensätze fließen aus der Ergebnistabelle in vier Ziele: eine Excel®-Datei mit einem Blatt je Listenebene, JSON für die Weiterverarbeitung, die REST-API für Ihr Fachsystem und den MCP-Server, über den KI-Agenten direkt mit Excalitract arbeiten. Freigegebene DatenDokument · Feld · Wert · StatusXExcel®ein Blatt je Listenebene{ }JSONinkl. PrüfstatusREST-APIfür Ihr FachsystemMCP-Serverfür KI-AgentenExport in Ihre Systeme Freigegebene Datensätze fließen aus der Ergebnistabelle in vier Ziele: eine Excel®-Datei mit einem Blatt je Listenebene, JSON für die Weiterverarbeitung, die REST-API für Ihr Fachsystem und den MCP-Server, über den KI-Agenten direkt mit Excalitract arbeiten. Freigegebene DatenDokument · Feld · Wert · StatusXExcel®ein Blatt je Listenebene{ }JSONinkl. PrüfstatusREST-APIfür Ihr FachsystemMCP-Serverfür KI-Agenten
Typische Felder

Diese Werte holt Excalitract für Sie heraus

Beispiele – welche Felder genau extrahiert werden, legen Sie im Schema fest.

  • Berichtszeitraum und Stichtag
  • Kennzahlen und Summen
  • Tabellenzeilen mit Positionen
  • Beteiligte Parteien und Referenzen
  • Werte für Ihre Excel®-Vorlagen

Ihr Ergebnis

  • Keine manuelle Übertragung von Berichtswerten mehr
  • Tabellen mit vielen Zeilen strukturiert exportieren
  • Prüfstatus „vorläufig“ oder „final“ im Export
Demo

Sehen Sie Excalitract mit Ihren Dokumenten

Keine Standardshow: Wir bereiten die Demo auf Ihre Dokumente und Felder vor. Danach wissen Sie, wie Excalitract mit Ihrem Bestand umgeht – und wie Sie es auf einem Testset Ihrer Dokumente messen können.

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